Pelajari tahapan lengkap proses tender rumah sakit dari awal hingga selesai. Mulai dari perencanaan kebutuhan, evaluasi penawaran, hingga serah terima hasil pekerjaan. Panduan ini membantu memahami bagaimana tender RS berjalan secara transparan dan profesional.
Proses tender rumah sakit merupakan bagian penting dalam pengelolaan dan pengadaan barang maupun jasa. Melalui sistem tender, rumah sakit dapat memastikan semua kegiatan berjalan secara transparan, efisien, dan sesuai dengan aturan pemerintah.
1. Perencanaan Kebutuhan Rumah Sakit
Setiap tender diawali dengan perencanaan kebutuhan. Tahap ini dilakukan oleh masing-masing unit kerja untuk menentukan barang atau jasa apa saja yang diperlukan. Misalnya alat kesehatan, obat-obatan, perlengkapan ruangan, atau jasa pembangunan fasilitas.
Tim menyusun Rencana Kebutuhan Barang/Jasa (RKBJ) serta Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagai dasar untuk proses tender.
2. Persiapan Dokumen Tender
Setelah rencana disetujui, tim pengadaan menyiapkan dokumen resmi seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan spesifikasi teknis. Dokumen ini berisi syarat administrasi, kriteria teknis, dan rencana jadwal pelaksanaan.
Pada tahap ini juga ditentukan metode pengadaan — apakah melalui tender umum, tender terbatas, atau penunjukan langsung, tergantung pada nilai proyek dan jenis pekerjaan.
3. Pengumuman Tender Rumah Sakit
Setelah dokumen siap, panitia akan mengumumkan tender secara terbuka. Pengumuman ini biasanya dilakukan melalui situs LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) atau media resmi rumah sakit.
Tujuannya agar semua penyedia barang atau jasa yang memenuhi syarat dapat ikut berpartisipasi secara adil dan transparan.
4. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen
Penyedia yang tertarik mengikuti tender akan mendaftar dan mengunduh dokumen tender melalui sistem LPSE. Dokumen tersebut berisi seluruh ketentuan, mulai dari spesifikasi teknis hingga format penawaran.
Peserta harus mempelajari dengan cermat agar penawarannya sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
5. Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
Sebelum pengumpulan penawaran, panitia biasanya mengadakan sesi aanwijzing atau pemberian penjelasan. Kegiatan ini memungkinkan peserta bertanya langsung mengenai hal-hal teknis atau administrasi yang belum dipahami.
Tahap ini bertujuan agar tidak ada kesalahan interpretasi antara panitia dan peserta tender.
6. Pemasukan Dokumen Penawaran
Peserta tender kemudian menyerahkan dokumen penawaran yang terdiri dari :
Proses tender rumah sakit merupakan bagian penting dalam pengelolaan dan pengadaan barang maupun jasa. Melalui sistem tender, rumah sakit dapat memastikan semua kegiatan berjalan secara transparan, efisien, dan sesuai dengan aturan pemerintah.
1. Perencanaan Kebutuhan Rumah Sakit
Setiap tender diawali dengan perencanaan kebutuhan. Tahap ini dilakukan oleh masing-masing unit kerja untuk menentukan barang atau jasa apa saja yang diperlukan. Misalnya alat kesehatan, obat-obatan, perlengkapan ruangan, atau jasa pembangunan fasilitas.
Tim menyusun Rencana Kebutuhan Barang/Jasa (RKBJ) serta Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagai dasar untuk proses tender.
2. Persiapan Dokumen Tender
Setelah rencana disetujui, tim pengadaan menyiapkan dokumen resmi seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan spesifikasi teknis. Dokumen ini berisi syarat administrasi, kriteria teknis, dan rencana jadwal pelaksanaan.
Pada tahap ini juga ditentukan metode pengadaan — apakah melalui tender umum, tender terbatas, atau penunjukan langsung, tergantung pada nilai proyek dan jenis pekerjaan.
3. Pengumuman Tender Rumah Sakit
Setelah dokumen siap, panitia akan mengumumkan tender secara terbuka. Pengumuman ini biasanya dilakukan melalui situs LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) atau media resmi rumah sakit.
Tujuannya agar semua penyedia barang atau jasa yang memenuhi syarat dapat ikut berpartisipasi secara adil dan transparan.
4. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen
Penyedia yang tertarik mengikuti tender akan mendaftar dan mengunduh dokumen tender melalui sistem LPSE. Dokumen tersebut berisi seluruh ketentuan, mulai dari spesifikasi teknis hingga format penawaran.
Peserta harus mempelajari dengan cermat agar penawarannya sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
5. Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
Sebelum pengumpulan penawaran, panitia biasanya mengadakan sesi aanwijzing atau pemberian penjelasan. Kegiatan ini memungkinkan peserta bertanya langsung mengenai hal-hal teknis atau administrasi yang belum dipahami.
Tahap ini bertujuan agar tidak ada kesalahan interpretasi antara panitia dan peserta tender.
6. Pemasukan Dokumen Penawaran
Peserta tender kemudian menyerahkan dokumen penawaran yang terdiri dari :
- Administrasi : legalitas perusahaan, perizinan, dan dokumen pendukung.
- Teknis : metode kerja, pengalaman, serta kemampuan teknis.
- Harga : rincian biaya yang diajukan.
Semua dokumen dikirim secara elektronik melalui sistem LPSE untuk menjamin kerahasiaan dan keadilan.
7. Evaluasi Penawaran Tender
Tim pengadaan akan mengevaluasi seluruh dokumen yang masuk berdasarkan tiga aspek utama: administrasi, teknis, dan harga.
Evaluasi dilakukan secara objektif sesuai kriteria yang telah ditentukan. Peserta dengan penawaran terbaik dan memenuhi semua persyaratan akan menjadi calon pemenang tender.
8. Penetapan dan Pengumuman Pemenang
Setelah proses evaluasi selesai, panitia menetapkan dan mengumumkan pemenang tender rumah sakit. Hasil pengumuman biasanya dipublikasikan melalui sistem LPSE.
Peserta lain diberikan kesempatan untuk menyampaikan sanggahan apabila merasa proses tender tidak sesuai prosedur.
9. Masa Sanggah
Masa sanggah adalah periode resmi bagi peserta tender untuk menyampaikan keberatan. Panitia wajib menindaklanjuti sanggahan secara profesional dan transparan.
Apabila tidak ada sanggahan, atau semua sanggahan dianggap tidak valid, maka proses dilanjutkan ke tahap penandatanganan kontrak.
10. Penandatanganan Kontrak Kerja
Pemenang tender dan pihak rumah sakit menandatangani kontrak kerja sebagai bentuk kesepakatan resmi. Dalam kontrak dicantumkan nilai pekerjaan, jadwal pelaksanaan, hak dan kewajiban masing-masing pihak, serta jaminan pelaksanaan.
11. Pelaksanaan dan Pengawasan Pekerjaan
Setelah kontrak ditandatangani, penyedia mulai menjalankan pekerjaan sesuai jadwal dan spesifikasi yang ditentukan. Sementara itu, pihak rumah sakit melakukan pengawasan untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai standar mutu dan waktu yang telah disepakati.
12. Serah Terima Hasil Pekerjaan
Ketika pekerjaan telah selesai, dilakukan pemeriksaan akhir oleh tim pengawas. Jika hasilnya sesuai, maka dibuat Berita Acara Serah Terima (BAST).
Setelah serah terima dilakukan, rumah sakit dapat melakukan pembayaran sesuai termin atau setelah pekerjaan tuntas sepenuhnya.
13. Audit dan Evaluasi Akhir
Tahap terakhir dalam proses tender rumah sakit adalah audit dan evaluasi. Audit dilakukan untuk memastikan seluruh kegiatan telah sesuai prosedur dan anggaran.
Hasil audit ini juga menjadi bahan perbaikan agar proses pengadaan berikutnya lebih efisien dan transparan.
Proses tender rumah sakit harus dilakukan secara terbuka, akuntabel, dan sesuai aturan hukum, seperti yang diatur dalam Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Dengan mengikuti setiap tahapan dengan benar — mulai dari perencanaan hingga evaluasi akhir — rumah sakit dapat memperoleh barang dan jasa yang berkualitas serta meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat.
7. Evaluasi Penawaran Tender
Tim pengadaan akan mengevaluasi seluruh dokumen yang masuk berdasarkan tiga aspek utama: administrasi, teknis, dan harga.
Evaluasi dilakukan secara objektif sesuai kriteria yang telah ditentukan. Peserta dengan penawaran terbaik dan memenuhi semua persyaratan akan menjadi calon pemenang tender.
8. Penetapan dan Pengumuman Pemenang
Setelah proses evaluasi selesai, panitia menetapkan dan mengumumkan pemenang tender rumah sakit. Hasil pengumuman biasanya dipublikasikan melalui sistem LPSE.
Peserta lain diberikan kesempatan untuk menyampaikan sanggahan apabila merasa proses tender tidak sesuai prosedur.
9. Masa Sanggah
Masa sanggah adalah periode resmi bagi peserta tender untuk menyampaikan keberatan. Panitia wajib menindaklanjuti sanggahan secara profesional dan transparan.
Apabila tidak ada sanggahan, atau semua sanggahan dianggap tidak valid, maka proses dilanjutkan ke tahap penandatanganan kontrak.
10. Penandatanganan Kontrak Kerja
Pemenang tender dan pihak rumah sakit menandatangani kontrak kerja sebagai bentuk kesepakatan resmi. Dalam kontrak dicantumkan nilai pekerjaan, jadwal pelaksanaan, hak dan kewajiban masing-masing pihak, serta jaminan pelaksanaan.
11. Pelaksanaan dan Pengawasan Pekerjaan
Setelah kontrak ditandatangani, penyedia mulai menjalankan pekerjaan sesuai jadwal dan spesifikasi yang ditentukan. Sementara itu, pihak rumah sakit melakukan pengawasan untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai standar mutu dan waktu yang telah disepakati.
12. Serah Terima Hasil Pekerjaan
Ketika pekerjaan telah selesai, dilakukan pemeriksaan akhir oleh tim pengawas. Jika hasilnya sesuai, maka dibuat Berita Acara Serah Terima (BAST).
Setelah serah terima dilakukan, rumah sakit dapat melakukan pembayaran sesuai termin atau setelah pekerjaan tuntas sepenuhnya.
13. Audit dan Evaluasi Akhir
Tahap terakhir dalam proses tender rumah sakit adalah audit dan evaluasi. Audit dilakukan untuk memastikan seluruh kegiatan telah sesuai prosedur dan anggaran.
Hasil audit ini juga menjadi bahan perbaikan agar proses pengadaan berikutnya lebih efisien dan transparan.
Proses tender rumah sakit harus dilakukan secara terbuka, akuntabel, dan sesuai aturan hukum, seperti yang diatur dalam Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Dengan mengikuti setiap tahapan dengan benar — mulai dari perencanaan hingga evaluasi akhir — rumah sakit dapat memperoleh barang dan jasa yang berkualitas serta meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat.
