Tender di lingkungan rumah sakit merupakan proses penting dalam pengadaan barang dan jasa secara terbuka dan kompetitif. Melalui mekanisme ini, rumah sakit dapat memastikan bahwa semua kebutuhan terpenuhi dengan kualitas terbaik, harga wajar, dan sesuai aturan yang berlaku.
Berikut penjelasan singkat mengenai tahapan proses tender rumah sakit dari awal hingga akhir
1. Tahap Perencanaan KebutuhanSetiap proses tender dimulai dari perencanaan kebutuhan. Bagian terkait di rumah sakit mengajukan daftar barang atau jasa yang diperlukan, lengkap dengan spesifikasi dan estimasi biaya.
Selanjutnya, kebutuhan tersebut dimasukkan ke dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Setelah disetujui, rumah sakit menentukan metode pengadaan yang paling sesuai, seperti pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender umum, atau melalui e-katalog LKPP.
2. Persiapan Tender
Pada tahap ini, tim pengadaan atau Pokja ULP menyusun dokumen tender yang berisi ketentuan administrasi, kriteria teknis, jadwal pelaksanaan, serta rancangan kontrak kerja. Setelah disetujui oleh pejabat pengadaan, tender diumumkan secara resmi di LPSE (untuk RS pemerintah) atau melalui sistem internal bagi RS swasta.
3. Pelaksanaan Tender
Penyedia atau vendor yang berminat dapat mendaftar dan mengunduh dokumen tender. Mereka kemudian mengajukan penawaran yang terdiri dari tiga bagian utama :
- Dokumen administrasi
- Dokumen teknis
- Dokumen harga
4. Penetapan Pemenang dan Penandatanganan Kontrak
Vendor dengan penawaran terbaik dan memenuhi seluruh kriteria akan ditetapkan sebagai pemenang tender. Pengumuman dilakukan secara terbuka melalui LPSE atau media resmi rumah sakit.
Setelah masa sanggah berakhir, dilakukan penandatanganan kontrak antara rumah sakit dan penyedia. Kontrak mencakup nilai pekerjaan, jangka waktu pelaksanaan, spesifikasi barang/jasa, serta jaminan pelaksanaan dan pemeliharaan.
5. Pelaksanaan dan Serah Terima Pekerjaan
Penyedia melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak dan jadwal yang disepakati. Setelah pekerjaan selesai, pihak rumah sakit melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan untuk memastikan kesesuaian spesifikasi.
Jika hasilnya sesuai, kedua belah pihak menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) sebagai tanda bahwa pekerjaan telah diterima dengan baik. Setelah itu, penyedia dapat mengajukan pembayaran sesuai ketentuan kontrak.
6. Masa Garansi dan Pemeliharaan
Sebagian besar kontrak pengadaan di rumah sakit mencakup masa garansi atau pemeliharaan. Dalam periode ini, penyedia wajib memperbaiki atau mengganti barang jika ditemukan kerusakan atau ketidaksesuaian. Setelah masa garansi berakhir, jaminan pemeliharaan dikembalikan kepada penyedia.
Proses tender rumah sakit merupakan langkah penting untuk memastikan pengadaan dilakukan secara transparan, objektif, dan profesional. Dengan tahapan yang terstruktur—mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pemeliharaan—rumah sakit dapat memperoleh mitra penyedia yang kompeten serta menjamin penggunaan anggaran yang efisien.
Melalui sistem tender yang baik, rumah sakit tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga berkontribusi pada peningkatan mutu layanan kesehatan bagi masyarakat.
